Eröffnung des elektronischen Zugangs – Rahmenbedingungen für die Kommunikation und Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg an
die Graf-Dodiko-Schule

Der Zugang für die Übersendung (Empfang) elektronischer Dokumente an die Graf-Dodiko Schule (im weiteren nur Schule) wird gemäß § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) sowie § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG NRW) wie folgt eröffnet:

Zugangseröffnung für formlose elektronische Dokumente über folgende E-Mail Adresse

info@graf-dodiko-schule.de

Über die genannte Adresse können Sie formlos (d.h. sofern keine Schriftform oder andere Form für die Erklärung vorgegeben ist) und unverschlüsselt mit uns elektronisch kommunizieren. Innerhalb der Schule wird Ihre E-Mail ggf. unverschlüsselt an die zuständige Person weitergeleitet.

Dateiformate 

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente: – PDF (Portable Document Format)

Für Bilder: – JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF)) – PNG (Portable Network Graphics) – TIFF (Tagged Image File Format)

Dateigröße: Die Größe der übertragenen verschlüsselten E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein Datenvolumen von max. 20 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen. Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, die Sie uns übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.

Zusätzliche Hinweise
• Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen, gelesen oder geändert werden können, ohne
dass Absender und Empfänger der E-Mail dies bemerken.
• Sollte durch Rechtsvorschrift die Schriftform für bestimmte Erklärungen angeordnet werden, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits
notwendig. In diesem Fall würde eine einfache E-Mail, ein einfaches elektronisches Dokument aber auch die Übersendung eines einfachen Scans
(PDF), eines handschriftlich unterzeichneten Dokuments nicht den rechtlichen Anforderungen an die Schriftform genügen. Eine entsprechende Erklärung wäre nicht wirksam und würde bei gesetzlichen Fristen insoweit die Frist nicht wahren.
• Wenn uns Ihre Mail nicht zugestellt werden kann und Sie eine Rückweisung erhalten, nehmen Sie bitte telefonisch Kontakt zu uns auf.
• Wir werden Ihnen in der Regel auf diesem Weg, d.h. ebenfalls mittels einfacher E-Mail, auf Ihr Anliegen antworten, sofern nicht tatsächliche oder rechtliche Hinderungsgründe bestehen. Dies ist etwa der Fall, wenn die E-Mail keine natürliche oder juristische Person erkennen lässt. Wir bitten um Verständnis, dass anonyme E-Mails nicht beantwortet werden können.
• Eine weitere Einschränkung gilt für den Fall, dass unsere Antwort d.h. das von uns zu übersendende Dokument der Schriftform bedarf oder eine förmliche
Zustellung erfordert. Eine Übersendung mittels einfacher E-Mail ist dann nicht möglich. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets Ihre Postanschrift an.

Zugangseröffnung für verschlüsselte E-Mails über die E-Mail-Adresse

info@graf-dodiko-schule.de

Für die sichere Übermittlung von formlosem Schriftverkehr an unsere Schule können Sie verschlüsselte E-Mails ausschließlich an info@graf-dodiko-schule.de versenden.

Um E-Mails verschlüsseln zu können, benötigen Sie unseren öffentlichen S/MIME Schlüssel.
Diesen erhalten Sie über folgenden Link:
https://api.openkeys.de/api/certificate/graf-dodiko-schule.de/info/

Wenn Sie eine verschlüsselte Mail an die vorgenannte Adresse schicken, wird diese entschlüsselt und ggfls. innerhalb der Schule unverschlüsselt an die zuständige Person weitergeleitet.
Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht stets auch Ihre Postanschrift an.

Die Schule eröffnet diesen Zugang für verschlüsselte E-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Dateianhänge: Werden Dateianhänge versandt, so ist zu beachten, dass die Schule nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument durch uns nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Dateiformate: Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente: – PDF (Portable Document Format)
Für Bilder: – JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF)) – PNG (Portable Network Graphics) – TIFF (Tagged Image File Format)

Dateigröße: Die Größe der übertragenen verschlüsselten E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein Datenvolumen von max. 20 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen:  Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen. Sollte die verschlüsselte E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die verschlüsselte E-Mail ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.

Zusätzliche Hinweise zum Thema Verschlüsselung
Um verschlüsselte E-Mails sicher versenden und erhalten zu können, ist es nötig, dass Sie und die Schule über die passenden S/MIME Schlüssel bzw. Zertifikate verfügen. Dazu muss von jeder Partei einmalig ein zusammengehöriges Schlüsselpaar erzeugt werden. Jedes Schlüsselpaar besteht aus einem öffentlichen Schlüssel, der dem jeweiligen Kommunikationspartner zur Verschlüsselung von Nachrichten an den Schlüsselinhaber dient, sowie einem privaten Schlüssel, der nur dem Schlüsselinhaber bekannt ist und mit dem die Entschlüsselung von eingehenden und (optional) das Signieren von ausgehenden Nachrichten möglich ist.

Führen Sie dazu folgende Schritte aus:
• Laden Sie zunächst unseren öffentlichen S/MIME Schlüssel herunter und speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte ab.
• Binden Sie unseren öffentlichen Schlüssel in Ihre Mail-Anwendung ein. (Bitte beachten Sie: Eine sichere, verschlüsselte Kommunikation ist über Webmail
Dienste wie Gmail, GMX oder Web.de im Browser derzeit nicht möglich.) Legen Sie dazu – je nach Mail-Programm – einen Kontakt oder einen anderen
Adressbucheintrag für unsere Adresse info@graf-dodiko-schule.de an und ordnen Sie den abgespeicherten öffentlichen Schlüssel diesem Eintrag zu.
• Beim Erstellen der E-Mail wählen Sie die Option, dass Sie die E-Mail verschlüsselt versenden möchten. Das Mailprogramm verschlüsselt daraufhin Ihre Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel der Schule.
• Wir entschlüsseln nach Erhalt Ihre Mail mit dem nur uns bekannten privaten Schlüssel unserer Schule, so dass sie für uns lesbar wird.

Nähere Informationen zu S/MIME E-Mail-Verschlüsselung bzw. zur Einbindung und Nutzung von Zertifikaten entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch Ihres E-Mail Programms.

Zugangseröffnung für E-Mails mit  qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten über die E-Mail-Adresse info@graf-dodiko-schule.de

Besteht durch eine Rechtsvorschrift die Verpflichtung zur Einhaltung der Schriftform, so kann – soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist – diese Schriftform d.h. die handschriftliche Unterschrift durch die elektronische Form (§ 3a Abs. 2 VwVfG NRW) ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen ist und auf elektronischem Weg
übermittelt wird. Für den formgebundenen Schriftverkehr an unsere Schule können Sie qualifiziert elektronisch signierte (QES) Dokumente per E-Mail ausschließlich an

info@graf-dodiko-schule.de

senden.

Wenn Sie uns ein Dokument mit QES schicken, wird dieses nach Prüfung im Posteingang innerhalb der Schule an die zuständige Person weitergeleitet.
Beachten Sie bitte, dass wir nicht mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten antworten können. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets auch Ihre Postanschrift an. Die Schule eröffnet diesen Zugang für Dokumente mit QES eingeschränkt unter
folgenden Bedingungen:

Dateianhänge: Werden Dateien mit QES an die Schule versandt, so ist zu beachten, dass die Schule nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument durch uns nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der für geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Dateiformate: Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt: Für Dokumente: – PDF (Portable Document Format)
Dateigröße: Die Größe der übertragenen verschlüsselten E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein Datenvolumen von max. 20 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen: Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.
Sollte die Datei bzw. die Dateien, welche Sie der Schule übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die Nachricht ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.